09 Sep
Si vous êtes formateurs, ingénieur pédagogique, coordinateur ou responsable qualité, vous produisez probablement des documents PDF pour vos apprenants: livrets, supports de cours, bilans, contrats, attestations…
90% de ces fichiers ne sont pas accessibles, même lorsqu'ils sont bien rédigés.
Un PDF accessible est un document qui peut être lu par tous, y compris les personnes utilisant des technologies d’assistance. Il doit avoir une structure logique et sémantique, contenir des alternatives pour les contenus visuels, et être navigable facilement.
Concrètement, un fichier non accessible c’est:
– Des personnes aveugles, malvoyants ou dyslexiques qui ne peuvent pas lire le contenu correctement
– Des lecteurs d’écran qui ne comprennent pas l’ordre du texte
– Des images muettes, des tableaux illisibles, des liens ambigus
Pourtant rendre un PDF accessible n’est pas si compliqué, ni réservé aux experts : c’est une suite d’habitudes et d’outils simples, à intégrer dès la conception.
Concevoir un document accessible et structuré avant la conversion
L’accessibilité commence dans Word ou PowerPoint avant même d’exporter un PDF. Un fichier bien banalisé à la source produit un PDF accessible sans retouche manuelle.
- Utiliser les styles de titre (Titre 1, Titre 2...) plûtot que du texte mis en gras mutuellement
- Renseigner un titre de document dans les propriétés du fichier
- Ajouter un texte alternatif à chaque image pertinente
- Utiliser les tableaux avec une ligne d'en-tête identifiée
- Exporter en PDF en cochant l'option "Balises de structure du document"
Baliser un PDF : titres, paragraphes, tableaux, images
Si votre PDF provient d’une source imparfaite ou d’un scan, un balisage manuel reste nécessaire. Un PDF balisé contient une structure logique que les technologies d’assistance peuvent interpréter.
- Les titres et sous-titres (H1, H2, H3...) pour définir la hiérachie du document
- Les paragraphes, les listes avec leurs éléments correctement imbriqués
- Les tableaux avec en-têtes associés aux cellules de données
- Les images décoratives marquées comme artefacts, les images informatives avec texte alternatif
- Les liens avec un intitulé explicite (éviter "cliquez ici")
Pourquoi construire des documents accessibles ?
Informer, orienter, accompagner
Il sert de point de contact pour les collaborateurs en situation de handicap : pour les questions administratives, les adaptations de poste, ou encore l’accessibilité.
Faciliter les liens internes et externes
Il coordonne entre les services RH, la médecine du travail, les partenaires externes (ex. : AGEFIPH) pour que les collaborateurs bénéficient d’un suivi efficace.
Piloter la politique handicap
Cela inclut la définition d’objectifs (recrutement, maintien dans l’emploi), le suivi des indicateurs pertinents, le reporting, et le respect des obligations légales comme l’OETH (Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés).
Sensibiliser et communiquer
Il contribue à changer les mentalités dans l’entreprise : sensibilisation des équipes, actions de communication, événements internes pour promouvoir l’inclusion.
Veille réglementaire
Le domaine du handicap est encadré légalement et évolue souvent : le référent doit se tenir informé des obligations, des dispositifs nouveaux, des bonnes pratiques.
Rendre vos documents PDF accessibles ne se limite pas à une contrainte technique. C’est une action concrète qui s’intègre dans une politique globale d’inclusion en entreprise ou en organisme de formation.
Dans ce cadre, de nombreuses structures mettent en place un référent handicap, chargé de coordonner et d’améliorer l’accessibilité, y compris numérique.
Pourquoi instituer un référent handicap ?
- Renforcement de l’inclusion et du bien-être des collaborateurs.
- Réduction des risques de discrimination ou de non-conformité légale.
- Attraction et fidélisation des talents, notamment ceux en situation de handicap.
- Amélioration de l’image et de la responsabilité sociale de l’entreprise.
